Usando indicadores-chave de desempenho para impulsionar o desempenho do laboratório

Jan 11, 2024

Kate Neetz está com Azzur Labs em Schnecksville, PA.

Gerir o seu negócio com base na intuição não é fácil nem recomendado. Há muito para prever e as condições sempre mudam. Os líderes de laboratório precisam confiar nos dados para ajudar a projetar metas de alto nível que reflitam com precisão o desempenho dos negócios. Os líderes de laboratório devem navegar com atenção pelos montes de dados pertencentes a seu laboratório e suas operações para descobrir insights sobre o sucesso de seus negócios. Para conseguir isso, os gerentes de laboratório devem selecionar os principais indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso, avaliar os resultados e agir com base nos resultados.

Os KPIs são medidas de desempenho de alto nível, muitas vezes estratégicas, em direção a uma meta de longo prazo. Eles são normalmente projetados para fornecer informações sobre se o seu laboratório está no caminho certo para o sucesso futuro. Os laboratórios podem usar KPIs para avaliar a integridade de suas operações, fornecendo feedback sobre o progresso em direção a metas de alto nível ou iniciativas estratégicas relacionadas à segurança, finanças, qualidade e pessoas. O uso de KPIs permite que os laboratórios atualizem suas operações de forma inteligente com base nos resultados dos KPIs.

Os termos "KPIs" e "métricas" são frequentemente usados ​​de forma intercambiável. No entanto, existem diferenças distintas entre esses conceitos. Os KPIs estão relacionados a objetivos de negócios ou de laboratório e são de alto nível ou estratégicos por natureza. Eles são aplicados em todos os departamentos. Por outro lado, as métricas fornecem informações relacionadas ao desempenho de processos específicos e podem ser consideradas táticas. Eles são normalmente específicos para departamentos ou grupos individuais, em vez de amplamente aplicáveis ​​em todos os departamentos. As métricas fornecem as informações que orientam os KPIs.

Por exemplo, dentro da função de qualidade de um laboratório, uma métrica pode ser o número de desvios de procedimento no mês. O KPI de qualidade correspondente pode ser a entrega de um produto sem erros. Neste exemplo, a capacidade de produzir produtos sem erros depende exclusivamente de funcionários que não se desviam dos procedimentos e processos internos. Essa métrica, juntamente com várias outras, dará suporte à métrica de qualidade geral da porcentagem de produtos sem erros. A Tabela 1 mostra mais exemplos que ilustram a diferença entre KPIs e métricas.

KPIs podem ser um processo valioso para iniciar em seu laboratório. Mesmo quebrando o significado dos KPIs, os principais indicadores de desempenho podem ajudar a desenvolver uma avaliação do desempenho atual:

Ao usar os KPIs pela primeira vez, observe que você provavelmente verá os dados coletados sob uma luz totalmente diferente. Isso identificará facilmente oportunidades de melhoria de processo ou destacará deficiências. Os KPIs mostram o nível preferível da métrica a ser mantida para auxiliar em processos contínuos e contínuos. Por sua vez, manter esses níveis pode melhorar inatamente a qualidade do trabalho, o que também melhorará o processo de negócios. Essas melhorias levarão a uma melhor satisfação geral do cliente.

Pode parecer difícil começar a coletar dados para desenvolver KPIs. No entanto, essas pequenas etapas facilitam o início:

Há pouca vantagem em desenvolver um sistema de KPI se o monitoramento de rotina e os planos de ação não estiverem incluídos. Ter esse plano em vigor dá o espaço e a dedicação necessários para garantir que as metas possam ser alcançadas. Depois que os KPIs são definidos e uma linha de base é estabelecida, um sistema para monitoramento contínuo deve ser desenvolvido. Isso pode incluir frequência de atualização, cronogramas de dados a serem relatados, formato do relatório, entrega do relatório às partes interessadas e um plano para abordar os resultados. A reavaliação fará parte desse processo e deve revisar as definições de KPIs (metas corretas, dados corretos, prazos corretos, etc.), eficácia (você está atingindo ou falhando metas de forma consistente?), ou se novos KPIs são necessários. Seus KPIs devem ser acionáveis. Um KPI que falha consistentemente nos níveis-alvo, sem correção feita, merece discussão.

Quando se espalha a notícia de que as métricas estão sendo coletadas, a equipe pode ver isso como um chicote gerencial, por assim dizer. É importante comunicar à equipe (1) por que as métricas estão sendo coletadas e (2) como elas serão executadas. Garantir que eles saibam o "porquê" ajuda a garantir que eles estejam a bordo para ajudar onde puderem, para atingir as metas ou objetivos definidos. Além disso, as recompensas não prejudicam - elas indicam à equipe que estão no caminho certo. Também é importante garantir que a alta administração esteja envolvida com os KPIs e apoie o sistema. Isso incentivará a adesão de todos os funcionários.